Cómo reducir tu carga de email a la mitad

Hoy he tenido una experiencia curiosa. Necesitaba reducir el tamaño de mi bandeja de entrada para poder centrarme en los emails que merecían una contestación y tareas que tenía pendientes.

Me he sentado y he decidido borrar todos los emails que me habían llegado con información que alguien quería que yo viese. Artículos. Gráficas. Respuestas curiosas. Invitaciones a eventos. Informes de avance de proyectos. Fotos. Alertas varias.

He decidido darles la importancia que daría a información de un tweet. Vistazo rápido. 10-15 segundos de análisis y zap, a la papelera. Sin contestar. He conseguido quitarme casi la mitad de los mensajes que tenía pendientes. Mi bandeja de entrada de email ha pasado de ser algo fuera de control a algo controlable.

Me doy cuenta que podría clasificar los emails que recibo en dos grupos:

• Emails que necesitan que yo haga algo
• Emails que necesitan que yo lea algo

Los emails verdaderamente importantes son los que influyen en una acción. Puede ser que yo haga algo, que deje de hacer algo o que pida a alguien que haga algo. Son emails de acción. Para mi son los importantes.

Luego hay los muchos emails que recibo de información. Podría dedicar todo el día sólo a leer información y no hacer nada más. Aún así no me daría tiempo a leer con calma toda la información que me llega. Este tipo de email compite con la atención que le debo dedicar a otras fuentes (Twitter, Facebook, Bloglines) y al mundo en general en el que nos movemos. Esta información es igualmente importante... pero menos. Muchos de los mensajes que recibo son de alguien que quiere que yo vea algo.

Si un día ves que tienes la bandeja de entrada demasiado llena... borra todo lo que deberías "leer" o "ver" y quédate sólo con los emails donde tienes algo que "hacer". Te quedarás mucho más tranquilo y si la información era realmente importante no te preocupes: te llegará de todas formas.

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Comments

[Publicado por: Eduardo]

yo he estado los ultimos meses clasificando mails en outlook de esa manera, abres el mail y de un vistazo rapido clasificas:

en rojo los que requieren de accion y en azul los que necesitan leerse o son de referencia
funciona

[Publicado por: Borja]

La información en una empresa es poder. Dejar de leer correos (aunque no "ejecutes" ninguna acción) puede ser peligroso. Otra persona puede controlar el flujo de información y dejarte fuera del momento de "hacer".

Aunque no esté de acuerdo con este post, el resto sí me gustan mucho (perdón por no haberte escrito antes, intentaré ser más "positivo" y menos "criticón"). Un abrazo

[Publicado por: Javier Arce]

El sistema que describes es similar a la famosa técnica "Inbox Zero" de Merlin Mann: http://inboxzero.com/video/

[Publicado por: Ana Echeverría]

Gmail ha incorporado una función que divide la bandeja de entrada entre prioritarios y no prioritarios. La aplicación es inteligente, aprende a medida que tú le señalas cuándo se ha equivocado. A veces mete la pata y se te pierde el mensaje de un cliente entre la marabunta de información accesoria, pero en general detectas los mails de acción con un solo golpe de vista. Algo fundamental si, como yo, llegas a acumular más de 1.000 mensajes sin leer en la bandeja de entrada.

[Publicado por: Luis Antonio]

Como bien dice Ana Echeverría Google, incorporó Priority Inbox en Gmail, quizá ya lo uses.

La aplicación necesita un aprendizaje previo para acertar en la futura separación automática.

http://mail.google.com/mail/help/intl/en/priority-inbox.html

Saludos

[Publicado por: Enrique Dans]

Jesús... ¿Bloglines? ¿En serio? ¿Eres ese usuario que le quedaba todavía a Bloglines? ¿Finalmente lo hemos encontrado? :-)

Ya en serio, si quieres optimizar de verdad ese proceso de absorción de información, ganar capacidad de gestión sobre él y exprimirlo para que te sobre tiempo o uses el mismo pero absorbiendo más... solo dos palabras: Google Reader.

[Publicado por: Alfonso]

Gracias por el consejo. Mi inbox tiene 18.000 mensajes, casi 2500 sin leer. Hace años que abandone la esperanza de poner orden. A ver que tal.

[Publicado por: QQ]

Este post me ha recordado a el día que decidí clasificar los "emails que no son emails, sino avisos", esos correos generalmente pueden esperar.

Tengo ganas de saber si el priority inbox merece la pena.

Por cierto yo soy mas de igoogle que de greader.

Saludos

[Publicado por: proindivisos]

lo mejor es tener varias cuentas y se van dando segun la importancia

[Publicado por: Daniel Uriol]

Otra estrategia interesante es leer los mails en los que "has de hacer" al menos 24h DESPUES de haberlos recibidos. Veras como muchas de las cosas que te decían que eran importantes, urgentes o críticas ya habrán desaparecido o estarán resueltas. Aplicar un filtro de 24h es tremendamente efectivo. Y si es urgente y de verdad necesitan que hagas algo, ten por seguro que te contactarán por otros canales más directos.

[Publicado por: Daniel]

NO sé quizá si alguien lo puso en los comentarios... Porque los leí en diagonal ;). Mi consejo: haz una "rule" para que aparezcan en ROJO cuando tú vas en el TO. De un vistazo tienes idea de como está tu inbox