10 consejos para mejorar tu productividad y organizar tu tiempo

 

• Ten una buena conexión, un buen ancho de banda, un ordenador potente, una buena impresora, una buena silla y una pantalla grande, doble pantalla mejor. No puedes trabajar sin las herramientas mínimas necesarias, ya sea en casa o en el trabajo

• Ten distintas cuentas de correo para tu trabajo y vida personal, así podrás concentrarte en trabajo cuando estés trabajando. El día que dejes tu trabajo tu vida personal no se quedará atrás

• Gestiona la bandeja de entrada de tu email para dejarla a cero cada día. La bandeja de entrada es mal lugar para guardar números de teléfono, archivos, tareas pendientes, etc. Separa toda esa información para archivarla correctamente, las tareas pendientes a tu lista de tareas pendientes, los archivos a carpetas por proyecto. Deja tu bandeja de entrada vacía cada día

• Antes de una llamada de teléfono intercambia al menos un email con la otra persona para detallar de qué vais a hablar y cuánto durará la llamada. Si puedes ahorrarte una llamada de teléfono con un email conseguirás hacer más cosas al día

• Antes de tener una reunión asegúrate de haber hablado con la persona al menos 5 minutos al teléfono. Si puedes ahorrarte una reunión con una llamada de teléfono son horas que puedes utilizar para otras tareas

• Las llamadas telefónicas a lo largo del día te hacen perder eficacia por la distracción que supone y la pérdida de concentración. Aprende a dejar el teléfono móvil en silencio y oculto cuando tengas que preparar algo importante

• Utiliza el buzón de voz para recoger todas las llamadas de números ocultos y números que no conozcas. Guarda todos los teléfonos de gente que te llame para reconocerlos en el futuro. Si alguien te llama y no deja ningún mensaje es que no debe de ser importante, envíale un sms preguntando si puedes ayudarle en algo

• Siempre que te salte el contestador, deja un mensaje de voz detallado diciendo el motivo de tu llamada y las opciones que hay. Se todo lo específico que puedas. No hay un mensaje menos productivo en el mundo que aquello de “quería hablar contigo, llámame”

• Agrupa todas las llamadas que tengas que hacer para hacerlas una detrás de otra. Pierdes menos tiempo y eres más eficaz si haces 5 ó 10 llamadas seguidas que si las repartes a lo largo de la mañana

• El mejor momento para devolver llamadas es al final de la mañana o al final del día, cuando la gente se dispone a ir a comer o a casa suele tener prisa por resolver los temas y van directamente al grano

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Manual para dejar mensajes de voz

Comments

[Publicado por: Ricardo]

Muy interesante post! Me temo que no tengo el tráfico suficiente de llamadas como para emplear estas herramientas de gestión. Muy buen consejo el dejarlo en silencio

[Publicado por: Alberto]

El dircom de Tuenti pone como ejemplo idealista como start up española de peso.. por si te interesa:

http://www.siliconnews.es/es/interview/2009/03/06/_tuenti_no_es_rentable_?page=2

[Publicado por: Bobotron]

Gracias por los consejos, muy útiles!!

[Publicado por: ansaria]

jeje, lo has sacado de "La semana laboral de cuatro horas" de Tim Ferriss?

[Publicado por: Jesus Encinar]

la semana de 4h? pues la verdad es que no, tengo el libro pero aún no lo he leído todavía. son consejos de lo que he aprendido por mi cuenta y hablando con otra gente. pero supongo que habrá más gente que recomiende igualmente algunas de estas cosas

[Publicado por: Mere]

Hola

Gracias por los consejos, són de grán ayuda en estos días de solo 24H.

Un saludo

[Publicado por: Ivan Campos]

Muy buenos consejos, se ve que llenos de gran experiencia

[Publicado por: Miguel]

Muy interesante el mensaje.. voy a imprimirlo y ponerlo en el puesto de toda la peña de cuentas.

Gracias.

[Publicado por: Traductor ingeniero]

Me gusta el consejo número 6, yo debería aplicármelo para el correo electrónico, no paro de interrumpir mi trabajo para consultarlo o para escribir emails.

Lo cierto es que el libro "La semana laboral de cuatro horas" de Tim Ferriss es bastante aprovechable. Yo he aprendido a centrarme en lo importante.

[Publicado por: Fernando Plaza]

Estupendos consejos, me gusta lo de dejar el móvil en silencio y "oculto"... supongo que para evitar tentaciones.

[Publicado por: Eneko Knörr]

Yo suelo recibir quejas de amigos y familiares por tener el buzón de voz, pero creo que es muy útil tenerlo activo.
Muy de acuerdo con todos los consejos. Lo que peor llevo es lo de dejar a cero la bandeja de entrada. Soy un DESASTRE en esto.

[Publicado por: carthesian]

Qué grande, Jesus... aplico un montón de estos puntos en mi vida profesional porque trabajo solo, pero debo reconocer que algunos puntos demuestran poco aprecio por el tiempo de los demás.

@Fernando Plaza para dejar la bandeja a cero yo aplico las reglas del GTD, desde que lo hago nunca tengo mas de 5 mails en la inbox y cada noche la dejo vacía y tengo claro qué debo hacer en cada momento.

[Publicado por: alberto]

Absolutamente de acuerdo con todo, pondré en práctica lo de enviar un mail antes de llamar por teléfono, seguro que optimizo mi tiempo.
El teléfono es una herramienta genial, pero mal gestionada convierte el lugar de trabajo en un patio de vecinos, yo no apruebo que se tenga el teléfono móvil en el lugar de trabajo, si alguien tiene que recibir una llamada que lo llamen a la centralita, pero no al móvil, empieza a ser una locura.
No lo prohibo, pero es de las primeras cosas que transmito a mis trabajadores, ni eso ni msn, ..., optimizar el tiempo en el lugar de trabajo es optimizar el tiempo en tu vida, ganas tiempo de ocio

[Publicado por: Rodrigo]

hay una cosa que aunque yo no sigo a rajatabla, creo que aumenta muchísimo la productividad laboral:

Hacer algo de deporte o ejercicio.

[Publicado por: gruncho]

El tema de las llamadas le tienes mucho en cuenta, cierto es que con un par de correos y llamadas te puedes ahorrar mucho tiempo, fácil y gratis.. de veras buenos consejitos :)

[Publicado por: diabolic]

lo peor de todo de las llamadas de telefono es q ultimamente recibimos en la empresa (centralita y movil) un monton de llamadas comerciales para venderte cosas, ultimamente es q son un monton y me hace perder mucho tiempo, ando cansado con este tema y lo peor es cuando repiten con llamadas, ahora aplicamos la tecnica de "no me interesa" a los cinco segundos.....

[Publicado por: Iñaki]

Lo hemos movido dentro de la empresa, las obviedades muchas veces pasan de largo por parecer obvias y sólo si se sacan del olvido se convierten en costumbres.

[Publicado por: yo]

bueno el consejo

[Publicado por: santic74]

Gracias por los consejos. El tema de las reuniones me parece interesante y eficaz.

[Publicado por: keme]

¿ a quién le interesa mejorar la productividad ? a la empresa por sus cuentas cada día en peores resultados, pero estoy convencido que muy pocos intentaran mejorar la productividad, mejorar el orden, el trabajo, la atención.....se pierde mucho tiempo en general, es preocupante, pero esto es españa un pais de inútiles,sin educación, sin estudios y donde mandan los que menos saben y hay que callar.

Estan bien sus consejos, pero pocos los van a ultilizar, sólo fumando ya se pierde cada día 2 horas y además dejando el trabajo cada 1-2 horas y con el móvil todos en el bolsillo ha sido para gastar más y trabajar menos.

Saludos

[Publicado por: yolanda gordido]

que razon se tiene

:D un saludo

[Publicado por: julio david]

muy bueno gracias por el consejo

[Publicado por: Maria Alejandra Lotero Guevara]

Son buenas recomendaciones, pero algo exageradas

[Publicado por: Hector]

muy buen consejo saludos del norte

[Publicado por: carlos cecilio]

estupenda web consejos extraoedinarios

[Publicado por: frank]

vaya, me he sentido muy bien despues de leer este post, hago exactamente todas esas cosas
:)

[Publicado por: che]

Buenos consejos!Todo sea por ahorrar o tiempo o dinero .jiji

[Publicado por: mamoncin]

keme,

tu debes ser de los tipicos empleados (en el caso de trabajes...) que te hunden la empresa

[Publicado por: Ramón Martínez]

Mediante un e-mail, no se pueden apreciar todas las sensaciones que puede transmitir una llamada telefónica. Además a veces se tarda más en escribir un correo que una conversación de 2 m. Desde luego una vez hecho el contacto y conseguido el objetivo entonces es tiempo de comunicarse mediante correos.

[Publicado por: Agente Mulder]

Como diría el del anuncio: "me estoy estresaaando". En mi caso no suelo usar mucho el e-mail para programar reuniones, cojo un poco de cinta aislante, la pego en la ventana formando una "X" y arreglao.

Saludos

[Publicado por: Miguel Guitart]

Son magníficos consejos que, sin duda, cada uno deberá adaptar a su funcionamiento personal y profesional en distinto grado.

Ni son exagerados ni demuestran poco aprecio por el tiempo de los demás: antes bien, muy al contrario; al gestionar bien tu tiempo, colaboras en que los demás a tu alrededor lo gestionen un poco mejor cada día.

Sin duda, es tremendamente generoso que Jesús comparta con todos nosotros consejos tan útiles y sencillos.

[Publicado por: David Rodriguez]

La mayoria de lo que comentas es sobre llamadas ... yo escribí un post sobre optimizaciones generales, incluido llamadas.